Gestión documental durante la ejecución de obra

En este articulo vamos a hablar de uno de los aspectos mas denostado en los proyectos de reforma y construcción, la gestión documental.

Podemos distinguir a groso modo dos tipos distintos de gestión de la documentación atendiendo a su finalidad: La gestión documental durante el proceso de obra y la gestión documental para el final de obra.

Aunque esta ultima suene a “ya lo haremos al final de la obra…” ya veremos como no debe ser así de ninguna de las maneras y cualquier tipo de gestión documental de la obra ha de hacerse durante la ejecución de la misma.

Gestión documental durante el proceso de obra

Como bien sabe quien se haya implicado en cualquier aspecto de un proceso constructivo, una obra mueve una enorme cantidad de documentación. Desde documentacion de indole administrativa como pueden ser permisos, licencias, documentacion de seguridad y salud de trabajadores y maquinaria…

Toda esta documentación ha de ser generada, y archivada de manera correcta y en general compartida por los agentes a los que les corresponda trabajar con ellas.

Sin embargo no es de esa gestion documental de la que vengo a hablar hoy, pues esa documentacion y su correcta o no gestión no repercute tan directamente como las documentacion que voy a comentar a continuacion:

Actualizaciones de proyecto

Uno de los mayores problemas que podemos encontrar en una obra de construcción es que los agentes intervinientes no sepan a ciencia cierta que es lo que tienen que construir. ¿Te imaginas esta situación? Pues si, por desgracia es bastante habitual en el sector.

Ya sean obras o pequeñas reformas, todos los proyectos acaban variando en mayor o menor media durante el transcurso de la obra. Aparecen elementos no esperados en las demoliciones, el encaje del proyecto no coincide con el topográfico, o simplemente modificaciones implementadas con posterioridad por necesidades o requerimientos del cliente…

Si el proyecto cambia, debe emitirse nueva documentación con mayor o menor detalle. Bien sean planos, coruqis, esquemas, detalles constructivos, instrucciones de obra etc.

Y es en esta situación donde si no se maneja la documentación correctamente y de manera completamente univoca, vienen los problemas.

ERRORES HABITUALES

– Es habitual que las actualizaciones de documentación se realicen a través de un correo electronico a los intervinientes. Como podrás prever esta opción aunque queda un registro muy claro, genera problemas con el archivo de la documentación, ya que queda en la voluntad/apacidad de cada interviniente para archivar ordenadamente la documentacion de obra que permitirá evitar problemas con las versiones que se ponen a pie de obra.

– Generar variaciones de planos de proyecto y distribuirlos individualmente. Es decir, que si se varía el plano de carpinteria, se distribuya solo el plano del proyecto que ha sido variado, en lugar de un juego completo de todo el proyecto. Esto provoca problemas de archivo de la documentación y hará que no se sepa con que version del proyecto se está trabajando.

– No identificar correctamente las versiones del proyecto que se distribuyen ni fecharlos adecuadamente. Esto es obvio, pero pasa frecuentemente.

– Relacionado con el anterior, se da el caso de no identificar los cambios introducidos en cada revisión o actualización de planos y documentación.

– En ocasiones, no se incluye a todos los intervinientes en el proyecto cuando se actualiza el proyecto o se genera documentación. Suele ser habitual que la Dirección Facultativa tome una decisión, realice un esquema o resuelva un detalle en obra en presencia de un encargado y el jefe de obra. ¿Que pasa si no se documenta y el jefe de producción pasa a revisar? Pues que detectará que lo ejecutado no es conforme a proyecto y se generará el caos.

Podria continuar contandote casuisticas de errores con la gestion documental de un proyecto de construccion que me han sucedido, pero creo que ya ves por donde va el asunto.

Todos los problemas de este tipo se solucionan con que en todo momento todo el mundo que interviene en el proyecto tenga acceso a la documentacion de la obra completamente ordenada y actualizada.

Esto que parece de logica en ocasiones en las obras es muy dificil de aplicar y sinceramente no entiendo porqué. No se si es falta de voluntad de los intervinientes, mala gestion de quien proceda o que se confia (como muchas cosas que no siempre le corresponden) a la constructora de turno.

En el siglo XXI no es necesario estar moviendo juegos de planos en un portaplanos, ni estar poniendo sellos “Válido para construir” en planos de obra… Basta con tener un repositorio online donde se almacene la documentación y todos los intervinientes tengan acceso a la ultima versión del proyecto actualizada al segundo y desde cualquier lugar…

En próximos artículos entraré a detallar algunas aplicaciones online especificas para esta tarea.

No obstante aunque no son las mejores opciones, son validas unas carpetas de Google Drive o Dropbox compartidas con los intervinientes.

¡Joe! De verdad que es muy fácil.

Documentar las decisiones de obra

Otro error habitual es no documentar correctamente las decisiones que se toman en obra o directamente no hacerlo…

En las obras de reforma como en las obras de edificación se toman decisiones sobre el terreno y es necesario documentarlas para dejar registro de ellas, esto se hace mediante actas de obra.

Las actas de obra son un instrumento eficaz para fijar los conceptos de obra, realizar aclaraciones, dar instrucciones concretas e incluso introducir documentación, croquis o esquemas aclaratorios.

De este modo, al igual que ocurre con los planos y otra documentación de proyecto, es necesario que todos los intervinientes tengan acceso a un repositorio donde se encuentran las actas definitivas y firmadas para su consulta en cualquier momento o lugar.

En otro artículo próximo hablaremos de como confeccionar unas buenas actas de obra para conseguir un registro y una trazabilidad correcta de las decisiones que se toman en obra.

Si durante la ejecución de la obra no mantenemos una correcta gestion de la documentacion, se generarán tensiones innecesarias, duplicidad de informacion, consultas repetidas, malentendidos y lo mas importante: ERRORES en la ejecución.

Gestión documental para el final de obra

Cuando se entrega una obra, es necesario que la constructora aporte cierta documentacion. Logicamente a mayor tamaño y complegidad de la obra, mayor volumen de documentacion.

Como comentamos al comienzo de este post, aunque la documentación se entregue al final de la obra, el trabajo ha de realizarse durante la ejecucion de la obra.

Es habitual que los equipos de obras dejen esta labor para los ultimos momentos de la obra.

Esto no es aceptable por los siguientes motivos:

– La documentacion de calidad de la obra ha de ser entregada a la Direccion Facultativa ANTES de su pueta en obra (O asi debería ser…). Si la constructora dispone de esa documentacion de calidad, ¿Que trabajo cuesta archivarla ordenadamente para una facil revisión de todos los intervinientes al final de la obra? Efectivamente, nada. Solo voluntad y ser conscientes del problema.

– Es necesario generar planos ASBUILT de la obra ejecutada. Pero, si por ejemplo, no he documentado durante la obra por donde discurren las instalaciones y se cierran los techos… ¿Como se por donde pasan al final de la obra?

– La documentación para el final de obra, ya sea de calidad, planos asbuilt, garantías, certificados, manuales de uso y mantenimiento, etc. han de ser revisados por la Dirección Facultativa de la obra. Si se gestiona de manera inadecuada y se entrega esta documentación en el ultimo momento de la obra, la labor de revisión será complicada y conllevará mucho tiempo. Ni que decir tiene si encima se entrega desordenada. (Vamos, yo no la admito asi directamente).

Es por ello que para la gestión de la documentación para el final de obra, es una práctica adecuada utilizar repositorios online para almacenarla y que pueda ser revisada durante el trascurso de la obra. De esta manera, la Dirección Técnica no tendrá que revisar todos y cada uno de los documentos al final de obra, simplemente chequear que en el repositorio no falta ninguna documentación.

CONCLUSIÓN

Habitualmente realizar una correcta gestion documental en las obras de construcción se puede ver como un sobresfuerzo por parte del responsable de realizarlo. Sin embargo cualquier persona con experiencia en gestion de proyectos de cierta complejidad, puede constatar las ventajas de realizar esta labor de manera adecuada y eficiente.

Las ventajas son evidentes para pequeños proyectos de obra y reforma, y vitales para grandes proyectos complejos.